Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Civantum UG (haftungsbeschränkt) Riedstraße 4 64579 Gernsheim Deutschland

Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Peter Schuch E-Mail: team@q-chat.eu

Q Chat sowie der KI-Bürgerlotse sind Produkte der Civantum UG (haftungsbeschränkt) (im Folgenden „Civantum“, „wir“ oder „uns“).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der Nutzerin bzw. des Nutzers oder auf Grundlage einer anderen gesetzlichen Erlaubnis, insbesondere wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder wenn sie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen. Die konkrete Rechtsgrundlage benennen wir jeweils bei der Beschreibung der einzelnen Verarbeitungsvorgänge.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die Dauer, die zur Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist, oder soweit dies durch gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben ist (näher in Ziffer 13).

Beim Aufrufen dieser Website erhebt der genutzte Browser automatisch bestimmte Informationen, die technisch bedingt an den Server übertragen werden. Dazu gehören:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts (in gekürzter, anonymisierter Form)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem des Endgeräts

Diese Daten werden temporär in einem Logfile gespeichert und dienen ausschließlich der Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs der Website, der Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie administrativen Zwecken. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen sowie eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Diese Website wird bei einem oder mehreren spezialisierten Hosting- und Content-Delivery-Dienstleistern betrieben. Mit jedem eingesetzten Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, der sicherstellt, dass personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und im Einklang mit der DSGVO verarbeitet werden. Näheres dazu unter Ziffer 12 (Datenübermittlung in Drittländer).

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Ähnlich arbeitet der lokale Speicher Ihres Browsers (Local Storage und Session Storage). Notwendig sind sie für den Betrieb der Website und für Funktionen, die Sie selbst nutzen, zum Beispiel um Ihre Sprachwahl (Cookie „qc_lang“, ein Jahr, mit einer Kopie im lokalen Speicher), Ihre Anmeldung, den Verlauf Ihrer Chats mit Q (30 Tage, nur in Ihrem Browser) oder Ihre Wahl im Cookie-Hinweis zu speichern. Unser Hosting-Dienstleister setzt außerdem zum Schutz vor automatisierten Zugriffen das Cookie „__cf_bm“ von Cloudflare, das nach 30 Minuten verfällt. Für notwendige Cookies ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ohne eigene Sprachwahl zeigen wir die Website in der Sprache Ihres Browsers oder Ihres Landes. Das Land leitet unser Hosting-Dienstleister bei jedem Aufruf aus Ihrer IP-Adresse ab; wir nutzen es nur für die Sprache und speichern es nicht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Besuchern die Website in einer Sprache zu zeigen, die sie verstehen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Optional ist allein die Besucherstatistik (Ziffer 6). Sie wird nur geladen, wenn Sie im Cookie-Hinweis zustimmen (Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Wahl speichern wir für ein Jahr im Cookie „qc_consent“ und als Kopie im lokalen Speicher Ihres Browsers, damit der Hinweis nicht bei jedem Besuch erscheint. Ändern oder widerrufen können Sie sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, hier über den Knopf „Cookie-Einstellungen“ oder im Fußbereich der Website.

Cookies zu Marketing- oder Werbezwecken setzen wir nicht ein.

Wenn Sie im Cookie-Hinweis zustimmen, zählen wir Seitenaufrufe, um die Website bedarfsgerecht zu gestalten und zu verbessern. Das Werkzeug dafür stellt unser Hosting-Anbieter Lovable bereit. Die Daten gehen über unsere eigene Adresse (q-chat.eu) an Lovable und werden dort für uns ausgewertet. Je Seitenaufruf werden verarbeitet:

• Adresse der aufgerufenen Seite und Zeitpunkt des Aufrufs
• Herkunftsseite (Referrer)
• Kennung Ihres Browsers (Browser, Betriebssystem, Gerätetyp)
• Spracheinstellung Ihres Browsers und das aus der Zeitzone abgeleitete Land
• eine zufällige Sitzungskennung im Cookie „session-id“, das 30 Minuten nach dem letzten Aufruf verfällt

Dabei wird technisch bedingt auch Ihre IP-Adresse übertragen. Wir bilden keine Nutzungsprofile und führen die Daten nicht mit anderen Quellen zusammen; einzelne Personen können wir anhand dieser Daten nicht erkennen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Einwilligung wird das Werkzeug nicht geladen und kein Cookie gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Ziffer 5); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Diese Website nutzt ausschließlich selbst gehostete Schriftarten (Web Fonts). Beim Aufruf dieser Website werden die benötigten Schriftdateien direkt von unserem eigenen Server bzw. dem Server unseres Hosting-Anbieters geladen. Es findet keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen externen Font-Anbietern statt, und es werden dabei keine Daten an Dritte übermittelt.

Wenn Sie per Kontaktformular, E-Mail oder auf anderem Weg mit uns in Verbindung treten, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht sowie ggf. Kommune bzw. Organisation) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall daran anschließender Fragen bei uns gespeichert und verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern sich Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Vorbereitung eines Vertrags bezieht (z. B. Anfrage einer Produktvorführung), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung an uns gerichteter Anfragen).

Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiter (siehe im Übrigen Ziffer 11).

Auf dieser Website bieten wir bzw. werden wir Formulare anbieten, über die Sie eine Produktvorführung von Q Chat buchen, einen zeitlich befristeten Testzugang anlegen oder die Einrichtung des KI-Bürgerlotsen für Ihre Kommune anfragen können. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen freiwillig angegebenen Daten (typischerweise Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Kommune bzw. Organisation, optional Ihre Rolle sowie ggf. die Internetadresse Ihrer Kommune) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Bereitstellung des angefragten Zugangs sowie zur Vorbereitung eines möglichen Vertragsverhältnisses.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). Eine Weitergabe dieser Daten erfolgt ausschließlich an von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (z. B. für die Terminbuchung, siehe Ziffer 11) sowie an Personen innerhalb unseres Unternehmens, die mit der Bearbeitung Ihrer Anfrage befasst sind.

Nähere Angaben zu Testzugängen (u. a. Laufzeit, automatische Löschung nach Testende) teilen wir Ihnen gesondert im jeweiligen Formular sowie in unserer Kommunikation mit Ihnen mit, sobald Sie einen Testzugang anlegen.

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, die uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind (Double-Opt-in-Verfahren). Weitere Daten werden nicht bzw. nur freiwillig erhoben.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Abmeldelink am Ende jeder Newsletter-Ausgabe oder per Nachricht an die in Ziffer 1 genannte Kontaktadresse. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Wir setzen zum Betrieb dieser Website sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, insbesondere für Hosting, Content-Auslieferung und Besucherstatistik sowie, abhängig vom jeweils genutzten Formular, für Terminbuchung und den Versand von E-Mails bzw. Newslettern. Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, die eine Verarbeitung ausschließlich nach unserer Weisung und auf dem Schutzniveau der DSGVO sicherstellen.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn (a) Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), (b) dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), (c) hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder (d) dies für die Abwicklung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen erforderlich und gesetzlich zulässig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Soweit im Einzelfall einzelne von uns eingesetzte Dienstleister (z. B. im Bereich Hosting, Content-Auslieferung, Besucherstatistik oder E-Mail-Versand) Daten auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittländer) verarbeiten, stellen wir sicher, dass dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO), auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) oder einer anderen nach der DSGVO zulässigen Garantie erfolgt. Nähere Informationen zu den im Einzelfall eingesetzten Dienstleistern und den jeweils getroffenen Garantien erhalten Sie auf Anfrage über die in Ziffer 1 genannte Kontaktadresse.

Die eigentliche Nutzung von Q Chat durch unsere Kunden, etwa die Verarbeitung von Anfragen über den Q-Assistenten bzw. Q-Secure, ist von dieser Website-Datenschutzerklärung nicht erfasst; hierzu und zu den dabei eingesetzten Verarbeitungsstandorten informieren wir gesondert im Rahmen des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags (siehe Ziffer 19).

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, löschen bzw. anonymisieren wir personenbezogene Daten, sobald der Zweck der jeweiligen Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. aus dem Handels- oder Steuerrecht) entgegenstehen. Server-Logfiles (Ziffer 3) werden automatisiert nach einem engen, technisch bedingten Zeitraum gelöscht. Kontaktanfragen (Ziffer 8) löschen wir, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine weitere Kommunikation mehr zu erwarten ist, spätestens jedoch nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO, die für Sie eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet im Rahmen des Betriebs dieser Website nicht statt.

Ihnen stehen als betroffener Person gegenüber uns bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung unrichtiger bzw. Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur automatisierten Verarbeitung besteht (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO, siehe Ziffer 16),
• Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO, siehe Ziffer 17).

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an die in Ziffer 1 genannte Kontaktadresse. Wir werden Ihr Anliegen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb der gesetzlichen Fristen des Art. 12 DSGVO bearbeiten.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an die in Ziffer 1 genannte Kontaktadresse.

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Für uns als in Hessen ansässiges Unternehmen ist dies regelmäßig:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) Postfach 3163, 65021 Wiesbaden Besucheradresse: Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden Telefon: +49 611 1408-0 E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de Website: datenschutz.hessen.de

Wir verwenden angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre über diese Website übermittelten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Diese Website wird ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS) übertragen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überprüft und verbessert.

Diese Datenschutzerklärung betrifft ausschließlich den Besuch dieser Website (q-chat.eu). Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der eigentlichen Produktnutzung von Q Chat bzw. des KI-Bürgerlotsen durch eine Kommune und ihre Mitarbeitenden, insbesondere die Verarbeitung dienstlicher Anfragen über den Q-Assistenten oder Q-Secure sowie die Verarbeitung von Bürgeranfragen über den KI-Bürgerlotsen, ist nicht Gegenstand dieser Erklärung. Sie wird gesondert im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO sowie in den zugehörigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) geregelt, die wir mit jeder Kommune vor der Inbetriebnahme abschließen.

Für die Zeit eines von Ihnen angelegten Testzugangs gelten ergänzend die Hinweise, die wir Ihnen beim Anlegen des Testzugangs sowie in unserer Kommunikation mit Ihnen zur Verfügung stellen.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Rechtslage, unsere Website oder die Art, der Umfang oder die Zwecke der Datenverarbeitung ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.