Chatbot für Hochschulen: Was er der Beratung abnimmt

Was ein Chatbot für Hochschulen abnimmt

Juli, Zentrale Studienberatung. Das Telefon steht nicht still, das Funktionspostfach füllt sich schneller, als es sich leeren lässt. Und die Fragen ähneln sich: Gilt mein Abschluss? Bis wann muss die Bewerbung eingehen? Welche Unterlagen fehlen noch? Jede einzelne ist berechtigt. Zusammen verdrängen sie die Gespräche, für die eine Beratung eigentlich da ist.

Genau diese Auskünfte übernimmt ein KI-Studienlotse, wie Civantum ihn mit Q anbietet. Er liest nur, was die Hochschule freigibt: Studiengangsseiten, Zulassungs- und Prüfungsordnungen, die Seiten von Sekretariat und International Office. Fehlt eine Information, sagt er das und nennt die Stelle, die weiterhilft. Wie das funktioniert, zeigt der Abschnitt Antworten aus eigenen Inhalten.

Der unterschätzte Nebeneffekt heißt Einheitlichkeit. An vielen Hochschulen beantworten drei Stellen dieselbe Frage zur Beurlaubung auf drei Arten, weil jede ihre eigene Seite pflegt. Der Lotse antwortet aus einer Wissensbasis und nennt die Quelle dazu. Widersprüche zwischen Fakultätsseiten fallen dabei auf. Die Redaktion kann sie beheben.

• Vor der Bewerbung: Zulassungsvoraussetzungen, Sprachnachweise, Studienbeginn, Beratungstermine.
• Im Verfahren: Fristen, Bewerbungsportal, Unterlagen, Anerkennung ausländischer Zeugnisse, Einschreibung, Semesterbeitrag.
• Im Studium: Rückmeldung, Beurlaubung, Fachwechsel, Prüfungsanmeldung, Bescheinigungen, Ansprechstellen der Fakultät.

Wo die Beratung anfängt

Eine Studienberatung hört Dinge, die nicht in einen Chat gehören. Prüfungsangst. Eine Erkrankung. Geldsorgen. Ein unsicherer Aufenthaltsstatus. Dafür ist der Lotse nicht gemacht, und das soll er auch nicht sein. Er nennt die psychosoziale Beratung, das Studierendenwerk oder das International Office, mit Sprechzeiten und Kontaktweg.

Wer den Lotsen einführt, um Beratungsstunden zu streichen, macht es falsch. Das würde ich keiner Hochschule empfehlen. Der Gewinn liegt woanders: Die Beraterin sitzt im Gespräch, statt zum vierzehnten Mal die Frist für das Wintersemester vorzulesen. Legen Sie vor dem Start fest, welche Themen der Lotse an Menschen übergibt.

Mehrsprachig, ohne übersetzte Parallelseiten

Internationale Studieninteressierte fragen auf Englisch, Französisch, Arabisch oder Ukrainisch, während die Prüfungsordnung nur auf Deutsch vorliegt. Der Lotse antwortet in der Sprache der Frage, aus den deutschen Inhalten, in über 80 Sprachen. Das International Office pflegt dafür keine übersetzten Parallelseiten. Die deutsche Quelle bleibt maßgeblich, und genau das steht in der Antwort.

Wer lieber spricht als tippt, nutzt den Sprachmodus: Frage sprechen, Antwort anhören. Für Interessierte, die Deutsch noch lernen, ist das oft der leichtere Weg. Bei Visa- und Aufenthaltsfragen bleibt der Lotse bei dem, was auf den Seiten des International Office steht, und verweist für den Einzelfall an die Ausländerbehörde.

Chatbot für Hochschulen: Datenschutz und EU AI Act

Für Rechenzentrum und Datenschutzbeauftragte zählt, wo verarbeitet wird. Bei Q laufen Anwendung und Wissensbasis bei Hetzner in Frankfurt am Main, die Sprachmodelle stellt Mistral AI in Paris bereit. Gespräche werden beim Modellanbieter weder gespeichert noch für Training genutzt. Auftragsverarbeitungsvertrag und technische Maßnahmen liegen vor dem Start vor, siehe Sicherheit und Datenschutz.

Die Einführung braucht erst einmal Zeit

Technisch geht es schnell. Nach Eingabe der Webadresse liest Q die Seiten ein, ein erster Agent steht nach wenigen Minuten bereit, öffentlich wird er erst nach Ihrer Freigabe. Die Zeit brauchen Prüfung und Abstimmung. In den ersten Wochen fließen mehr Stunden in die Pflege der Inhalte, als der Lotse einspart.

Die Prüfung im Cockpit ist die eigentliche Arbeit. Die Beratung stellt die Fragen, die sie täglich hört, und liest die Antworten mit der Quelle daneben. Stimmt die Frist? Ist die richtige Ordnung verlinkt? Meldet der Lotse eine Lücke, fehlt die Information meist auf der Website selbst. Diese Runde deckt Seiten auf, die seit Jahren niemand angefasst hat.

Danach zeigt die Auswertung im Cockpit, welche Themen gefragt werden, in welchen Sprachen und wo keine Antwort da war. Für die Hochschulkommunikation ist das eine Arbeitsliste. Beginnen Sie im Frühjahr, dann ist der Lotse vor der Bewerbungsfrist geprüft. Wie Kommunen den Einstieg gestaltet haben, steht im Beitrag KI-Chatbot für Städte und Gemeinden.

Einen Lotsen im laufenden Betrieb sehen Sie auf blaustein.de und ehingen.de, beide im kommunalen Einsatz. Eine freigegebene Hochschulreferenz mit Zahlen gibt es für Q bislang nicht. Wer sehen will, wie der Lotse mit den eigenen Seiten umgeht, gibt die Webadresse der Hochschule ein und hat nach wenigen Minuten einen ersten Agenten vor sich. Öffentlich wird er erst nach Freigabe. Fragen zu Betrieb und Datenschutz stehen unter Häufige Fragen.