KI-Assistent für Behörden: Der Leistungskatalog reicht
Warum der Leistungskatalog die beste Wissensbasis einer Behörde ist, wo ich die Grenze ziehen würde und was vor der Freigabe in die Akte gehört.
Kurz gesagt
Der Leistungskatalog ist die beste Wissensbasis, die eine Behörde hat, und die meisten nutzen ihn nur als Liste. Ein KI-Assistent für Behörden macht ihn abfragbar: Bürger fragen nach Unterlagen und Zuständigkeit, Beschäftigte nach Verfahren und Dienstanweisung. Jede Antwort nennt ihre Quelle.
Der Leistungskatalog ist schon die Wissensbasis
Fast jede Behörde pflegt einen Leistungskatalog. Leistungsbeschreibung, Unterlagen, Fristen, Gebühren, alles vorhanden, alles aktuell, und die Bürgerin ruft trotzdem an. Nicht weil das Wissen fehlt, sondern weil es in einer Form liegt, die niemand durchsucht. Genau hier setzt ein KI-Assistent für Behörden an.
Q von Civantum liest mit dem KI-Verwaltungslotsen die Verfahrensseiten, Merkblätter und Formulare einer Behörde ein und antwortet nur daraus. Fehlt ein Baustein, sagt der Assistent das und nennt die zuständige Stelle. Die Qualität hängt also nicht am Modell, sondern an der Struktur Ihres Katalogs.
- Leistungsbeschreibung: was die Behörde leistet, für wen, unter welchen Voraussetzungen.
- Unterlagen: welche Nachweise nötig sind, als Original, Kopie oder Upload.
- Zuständigkeit: Referat, Außenstelle, Kontakt, Sprechzeit.
- Verfahren und Fristen: vom Antrag bis zum Bescheid, mit Rechtsgrundlage.
- Gebühren: Höhe, Grundlage im Gebührenverzeichnis, Zahlungsweg, Befreiungen.
Nach innen trägt dieselbe Basis ein zweites Mal. Eine neue Kollegin muss nicht wissen, in welchem Ordner die Dienstanweisung zur Aktenführung liegt. Sie fragt und bekommt die Passage samt Fundstelle. Bei Personalwechsel bleibt das Wissen in den Dokumenten der Behörde, nicht im Kopf einer einzelnen Person.
Was intern erreichbar ist, entscheidet die Behörde. Geschäftsordnung, Organisationsplan, Musterschreiben: ja. Personalakten, laufende Vorgänge, Verschlusssachen: nein. Diese Festlegung gehört vor den Start, gemeinsam mit Datenschutzbeauftragten und Personalrat. Sie ist eine organisatorische Entscheidung, keine technische Voreinstellung.
Warum jede Antwort ihre Quelle nennt
Quelle: Leistungskatalog, Erlaubnis nach § 34c GewO, Merkblatt Stand März 2026; zuständig: Referat Gewerberecht
Die Quellenzeile ist kein Zierrat. Sie lässt die fragende Person nachprüfen und die Redaktion eine veraltete Seite finden. Im Cockpit steht außerdem, was der Assistent nicht beantworten konnte. Eine ehrlichere Arbeitsliste für den Leistungskatalog bekommen Sie nirgends. Mehr dazu unter Auswertung.
Wo ich die Grenze ziehen würde
Bescheide würde ich diesen Assistenten nicht formulieren lassen. Technisch ginge das. Ein Bescheid ist aber eine Entscheidung mit Begründung, Rechtsbehelfsbelehrung und Verantwortung, und die trägt eine Person. Wer die Prüfung dorthin verschiebt, merkt den Fehler erst im Widerspruchsverfahren.
Auslegung gehört ebenfalls nicht dazu. Der Assistent zitiert die Vorschrift oder das Merkblatt der Behörde, er legt sie nicht aus. Bei Einzelfällen verweist er auf die Sachbearbeitung, mit Kontakt und Sprechzeit. Eine falsche Auskunft schadet einer Verwaltung mehr als gar keine.
Ja, die Telefonzentrale wird ruhiger. In den ersten Wochen bindet der Assistent aber Zeit, weil Widersprüche zwischen Website, Merkblatt und gelebter Praxis auf den Tisch kommen. Diese Arbeit hätten Sie ohnehin vor sich. Er zeigt nur, wo sie liegt.
Datenschutz und EU AI Act der Reihe nach
Der Rechtsrahmen ist beherrschbar. Die DSGVO verlangt eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen. Die Verarbeitung bleibt schlank, weil eine Auskunftsfrage weder Anmeldung noch Vorgangsdaten braucht. Was Q dazu mitliefert, steht unter Sicherheit.
Beim EU AI Act steht die Einordnung am Anfang. Ein Assistent, der informiert und nicht über Ansprüche entscheidet, fällt nicht unter die Hochrisiko-Anhänge; das gehört dokumentiert in die Akte. Seit dem 2. August 2026 gilt zusätzlich Artikel 50: Wer mit einem KI-System spricht, muss das zu Beginn erkennen können.
Rechtsstand September 2026
Art. 50 EU AI Act gilt seit dem 2. August 2026, auch für laufende Chatbots. Die Gestaltungspflicht trifft den Anbieter des Systems. Sichtbar sein muss der Hinweis auf Ihrer Website, dafür stehen Sie als Betreiberin gerade. DSGVO, Auftragsverarbeitungsvertrag und BITV 2.0 bleiben davon unberührt.
Wo die Daten liegen, gehört ins Angebot und nicht ins Verkaufsgespräch. Bei Q laufen Anwendung und Wissensbasis bei Hetzner in Frankfurt am Main, die Sprachmodelle kommen von Mistral AI in Paris. Gespräche werden dort weder gespeichert noch zum Training verwendet.
Einführung: klein anfangen, sauber dokumentieren
Fangen Sie mit einem Referat an, nicht mit der ganzen Behörde. Am besten mit einem, das viele Bürgeranfragen bekommt und seine Verfahrensseiten pflegt. Nach Eingabe der Webadresse liest Q die Seiten ein, ein erster Agent steht nach wenigen Minuten. Öffentlich wird er erst nach Freigabe.
Prüfliste
Was in den Vergabevermerk gehört
- 01Der Leistungsgegenstand ist als Auskunftssystem beschrieben, nicht als Entscheidungssystem.
- 02Die Standorte für Anwendung, Wissensbasis und Sprachmodelle stehen im Angebot.
- 03Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und Maßnahmenverzeichnis liegen vor Vertragsschluss vor.
- 04Der Anbieter bestätigt schriftlich: keine Speicherung, kein Training beim Modellanbieter.
- 05Einordnung nach EU AI Act und Hinweis nach Art. 50 sind dokumentiert.
- 06Barrierefreiheit nach BITV 2.0 ist zugesichert und wird vor der Freigabe geprüft.
- 07Datenrückgabe und Löschung bei Vertragsende sind vertraglich geregelt.
Ein Rat zum Schluss: Prüfen Sie zuerst, ob Ihr Katalog die fünf Bausteine sauber enthält. Wenn ja, ist der Assistent eine Sache von Wochen. Wenn nein, ist er der beste Anlass, das nachzuholen. Wie derselbe Ansatz in Kommunen arbeitet, zeigt der Beitrag zum KI-Chatbot für Kommunen. Den ersten Eindruck gibt es ohne Projekt: Webadresse eingeben, nach wenigen Minuten steht ein Agent aus Ihren Inhalten, öffentlich erst nach Ihrer Freigabe. Vertragsfragen beantwortet die FAQ.
Häufige Fragen
- Was ist ein KI-Assistent für Behörden?
- Er beantwortet Fragen zu Leistungen, Unterlagen, Fristen und Zuständigkeiten aus den eigenen Inhalten der Verwaltung, außen auf der Website und innen als Wissensbasis für Beschäftigte. Jede Antwort nennt Quelle und zuständige Stelle. Fehlt eine Information, sagt er das offen.
- Was verlangt der EU AI Act von einer Behörde?
- Die Behörde ordnet den Einsatz ein und legt das Ergebnis in die Akte. Ein Auskunftsassistent ohne Entscheidungsfunktion fällt nicht unter die Hochrisiko-Anhänge. Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50, dass Nutzer den KI-Einsatz zu Beginn klar erkennen.
- Kann derselbe Assistent intern und extern arbeiten?
- Ja, aus derselben geprüften Wissensbasis. Welche Dokumente nur intern erreichbar sind, etwa Dienstanweisungen und Musterschreiben, legt die Behörde vor dem Start fest und stimmt es mit Datenschutzbeauftragten und Personalrat ab. Die Auskunft auf der Website sieht diese Dokumente nicht.
- Gibt der Assistent Rechtsauskünfte?
- Nein. Er gibt Auskunft aus Vorschriften, Merkblättern und Verfahrensseiten der Behörde und nennt die Quelle dazu. Normen legt er nicht selbst aus, über einzelne Anträge entscheidet er nicht. Bei Einzelfällen verweist er auf die Sachbearbeitung mit Kontakt und Sprechzeit.
